Wie richte ich eine E-Mail-Signatur in Outlook ein?

Auf die Gefahr hin, Eulen nach Athen zu tragen: Die E-Mail-Signatur ist der untere Teil der E-Mail, in der Ihr Name, Ihre Institution, Ihre Kontaktdaten und etwaige andere Informationen stehen. 

Die Signatur kann automatisch jeder E-Mail, die Sie schreiben, hinzugefügt werden.

Eingerichtet ist sie in wenigen Schritten.

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf "neue E-Mail"

Der "Neue E-Mail"-Button befindet sich direkt links oben in Outlook. Haben Sie darauf geklickt, erscheint ein neues Fenster mit einer leeren E-Mail-Nachricht. 

Klicken Sie hier auf "Signatur" und dann auf "Signaturen".

2. Erstellen Sie sich eine neue Signatur

Noch haben Sie keine Signaturen in Outlook hinterlegt. Sie müssen sich also eine neue Signatur erstellen. Klicken Sie dazu auf "Neu".

neue-signatur

Geben Sie der Signatur einen Namen: Z.B. "Signatur Olaf Lindner".

Die Signatur erscheint dann im oberen Fenster und Sie können Sie unter "Signatur bearbeiten" – bearbeiten.

3. Bearbeiten Sie Ihre Signatur

Optimalerweise nutzen Sie innerhalb des Ensembles eine einheitliche Signatur. Lassen Sie sich von einer*m Kolleg*in eine Signatur per Mail schicken und kopieren Sie sie einfach in das entsprechende Feld.

signatur-bearbeiten

Wichtig: Neben Ihren persönlichen Daten (Kontaktdaten, Position etc.) gibt es rechtlich obligatorische Informationen, die eine Signatur enthalten muss. Diese Informationen sind:
 

[Ensemble X] ist ein Ensemble der Rundfunk Orchester und Chöre gGmbH Berlin.

Charlottenstraße 56, 10117 Berlin
Geschäftsführer: Anselm Rose
Kuratoriumsvorsitzender: Ernst Elitz
Sitz der Gesellschaft: Berlin
Amtsgericht Charlottenburg, HRB 4058

Fügen Sie diese Informationen unter Ihre persönlichen Signaturdaten ein.

4. Aktivieren Sie Ihre Signatur

Ist Ihre Signatur fertig erstellt, müssen Sie sie noch aktivieren, also zuweisen, welche E-Mails Ihre Signatur enthalten sollen.

Klicken Sie dazu auf die Drop Down Menüs neben "Neue Nachrichten" und neben "Antworten/Weiterleitungen".

signaturen-einstellungen

Wählen Sie dort Ihre Signatur aus. Und fertig!

Tipp: Es kann sein, dass Ihre Signatur noch nicht in der E-Mail erscheint, die Sie geöffnet haben, um die Signatur zu erstellen. Schließen Sie in diesem Fall das E-Mail-Fenster und klicken Sie erneut auf "Neue E-Mail" (falls Sie gerade überhaupt eine E-Mail schreiben wollen. Falls nicht, ignorieren Sie den Tipp einfach).