Wie buche ich den Konferenzraum in der Charlottenstraße 56?

Der Konferenzraum in der Charlottenstraße 56, dem ROC-Hauptquartier, befindet sich in Raum 335.

Um ihn zu buchen, können Sie einfach Outlook nutzen.

1. Erstellen Sie eine Termineinladung

Zuerst müssen Sie dafür in Outlook einen neuen Termin anlegen.

Fügen Sie einen Betreff hinzu und legen Sie eine kurze Beschreibung des Termins (z.B. mit einer groben Agenda) an.

2. Fügen Sie Kolleg*innen hinzu

Mit einem Klick auf das Feld "An" öffnet sich das Adressbuch. Dort können Sie sämtliche Kolleg*innen, die an der Konferenz teilnehmen sollen, hinzufügen.

Sie können erforderliche und optionale Teilnehmer*innen anlegen.

3. Fügen Sie den Konferenzraum als Ressource hinzu

In der gleichen Ansicht können Sie auch den Konferenzraum als "Ressource" hinzufügen.

Beenden Sie den Einladevorgang mit "Ok".

4. Prüfen Sie die Verfügbarkeit des Konferenzraums

Um zu prüfen, ob der Konferenzraum an Ihrem Wunschdatum frei ist, öffnen Sie den "Terminplanungs-Assisten" im Menüband unter "Besprechung". Dort können Sie die Belegung des Konferenzraumes einsehen.

Wenn der Konferenzraum zur gewünschten Zeit farbig markiert ist, ist er nicht mehr verfügbar.

blau = belegt
blau-weiß = andere Buchungsanfrage läuft bereits

Ist dies der Fall, müssen Sie einen anderen Zeitpunkt wählen.

Wenn der Konferenzraum nicht farbig markiert ist, können Sie durch Klicken auf "Senden" Ihre Einladung an die Kolleg*innen verschicken.

5. Die Buchung wird durch das GF-Sekretariat bestätigt

Nachdem Ihr Antrag eingegangen ist, wird er vom GF-Sekretariat geprüft.

Wenn der Termin für Sie verbindlich gebucht wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Erhalten Sie keine Bestätigung, wurde der Konferenzraum für Ihren Termin nicht verbindlich gebucht.

Bei dringenden Anfragen kann das GF-Sekretariat auch bereits bestätigte Raumbuchungen absagen.

Sollte der Termin Ihrer Konferenz sich verschoben oder abgesagt werden, machen Sie das bitte auch unbedingt im Outlook-Termin kenntlich.